ADMINITRACION DE CUENTAS POR COBRAR
DETERMINAR EL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Para
determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las
políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes
mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es
conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administración
de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la más
conveniente.
El
principal objetivo de la administración
de cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del negocio se encuentran
altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre la inversión sea elevado
a su máximo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio,
que en las circunstancias propias de una empresa, resulta en una combinación de
índices de rotación y porcentajes de utilidades. En la medida en que se
otorguen créditos, se están comprometiendo fondos y al mismo tiempo
la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones;
no obstante, se facilitan las ventas de los productos mejorando las utilidades.
Por lo tanto, el equilibro debe existir básicamente entre el beneficio obtenido
de la concesión del crédito (rendimiento) y la capacidad de obtener los fondos
suficientes para pagar las deudas (liquidez) de tal manera que ese beneficio
sea un indicador del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la inversión.
POLITICAS DE CREDITOS
Para
cualquier empresa lo ideal siempre será cobrar sus ventas al contado, sin
embargo, la dinámica actual del mercado hace que en muchos casos haya que
ofrecer aplazamientos
de pago a nuestros clientes.
Estos
aplazamientos pueden incluir el pago diferido en el tiempo de una factura por
su importe total o bien un fraccionamiento de la misma en varias cuotas.
Cualquiera que sea el caso, la empresa está concediendo un préstamo a su cliente, y este aspecto ha de ser
analizado minuciosamente por la empresa, tanto en cuanto a la rentabilidad de
dicho préstamo como al riesgo que se incurre.
Uno
de los grandes problemas que están sufriendo las empresas españolas es el
impago de esas facturas no cobradas en al contado, normalmente por no tener una
adecuada política de crédito a clientes. Por lo tanto, es esencial gestionar
adecuadamente las cuentas a cobrar para analizar las necesidades financieras
futuras de la empresa para estar preparados para buscar financiación en caso de
retrasos significativos en los pagos.
En
la mayoría de las empresas, el crédito a los clientes es fundamental para
apoyar la comercialización y crecimiento de la empresa, y es igual de
importante tener la política bien definida.
La política de créditos debe incluir:
- Días de diferimiento de pago:
la empresa debe tener especificados los vencimientos máximos en los que
cobrar una factura: 30, 60 ó 90 días fecha factura, que son los
diferimientos más habituales.
- Política de crédito: deben
establecerse unas normas claras sobre el grado de solvencia
o capacidad financiera mínima de la empresa cliente. Si la empresa no
llega a dicho nivel exigido, no se le proporcionará el crédito solicitado.
Así mismo, debe establecerse un límite máximo de crédito a cada cliente,
que nunca debe ser rebasado.
- Política de cobro: hay que
tener claros los procedimientos a seguir en caso de impagos, tantos los
pasos internos (que lleve la empresa personalmente) como los
externalizados a empresas de recobro
especializadas (en caso de contratarse o ser necesarias).
- Política de descuentos: Una
buena forma de acelerar el ciclo de cobro es ofrecer a los clientes
descuentos por pronto pago o por pago al contado. Obviamente, este
descuento debe estar consensuado y estudiado para que no suponga una merma
importante del margen de la venta.
CONTROL DE OTORGAMINETO DE CREDITOS
El otorgamiento de crédito se ha constituido para
muchas empresas y entidades financieras en el instrumento de penetración y
profundización de mercado, y en consecuencia, la fuente de mayor riesgo de
pérdidas y afectación patrimonial; de allí las oleadas de incertidumbre cuando
no se cuenta con el personal, o asesoramiento adecuado para mitigar los riesgos
de irrecuperabilidad del crédito.
Administrar de buena forma el otorgamiento del crédito
que se entrega a los clientes eso trae como consecuencia que tengamos mejor
cobranza.
Muchas Compañías, realizan lo que usted llama "control
de crédito" es decir, analizan, estudian, si es productivo entregar tal crédito
a tal persona, es más que nada una forma de respaldarse que a la persona que le
entregamos el crédito tiene el suficiente activo como para cancelarnos, pero no
solo se ve si tiene la capacidad económica, también hay muchos factores que
determinan el entregar un crédito, como por ejemplo, edad, núcleo familiar,
sector residencia, antecedentes comerciales, personales etc. Esto va muy ligado
a lo que se llama "Riesgo" y se habla de riesgo cuando el análisis de
control del crédito dio como resultado que el cliente no tiene el suficiente
respaldo para cubrir el crédito solicitado.
El tema de Control de Cobranza, tiene relación con
evitar ciertas etapas de la cobranza, por ejemplo se busca recuperar ciertos
valores dentro de un plazo x, para evitar estar provisionando esos valores,
entonces nos damos cuenta que cada etapa o tramo de la cobranza implica gastos
y lo tratamos de evitar realizando este control que puede traducirse quizás
como estrategias para poder lograr mejor cobranza, como por ejemplo ; el hecho
de condonar intereses o gastos.
El criterio para la formulación de las políticas de
otorgamiento del crédito conservadoras o liberales; no deben depender de
caprichos o albedrío de los directivos, sino de muchas circunstancias y
situaciones: calificación del crédito por tipos de clientes, y productos,
perfiles del prospecto de crédito, factores endógenos y exógenos (mercado) de
la entidad crediticia, ya que otorgar un crédito implica la necesidad de hallar
un equilibrio entre el imperativo de invertir en el cliente (visión comercial)
y, por otro lado, el incremento de las necesidades financieras y sus costos
(visión económica). En función de la situación en cada momento y coyuntura, la
entidad deberá establecer unas condiciones u otras en políticas de concesión de
crédito. Por ejemplo, en períodos interanuales, en función de la estacionalidad
del producto o en función de cada situación del entorno económico. (Si
recordamos el tema expuesto en administración y control de los riesgos
empresariales el análisis del crédito sigue siendo cuantitativo y cualitativo).
Los síntomas y señales del comportamiento de la
cartera crediticia son factores esenciales para la clasificación de los
clientes actuales y futuros, para ello las metodologías y técnicas analíticas
basadas en el comportamiento histórico de las operaciones de crédito y
contingentes, que permitan determinar la pérdida esperada sobre la base de la
probabilidad de incumplimiento, el nivel de exposición y la severidad de la
pérdida. Para el cálculo de estos componentes se debe disponer de una base de
datos mínima de tres años inmediatos anteriores, que contenga elementos
suficientes para el cálculo de pérdidas esperados.
ANALISIS DE LA SITUACION CREDITICIA
La decisión de conceder crédito lógicamente va a estar
basada en la información
que se obtenga del cliente
para tales efectos.
A pesar de la existencia de muchas fuentes
de información crediticia, es obvio que se incurra en gastos para obtenerla. En
algunos casos, en particular para pequeñas cuentas, es posible que el costo de
obtener la información sea superior a la rentabilidad
potencial de la cuenta; entonces la firma tendrá que conformarse con una
información muy limitada para fundamentar sus decisiones en la concesión de
créditos. Otro aspecto, además del costo que la firma debe tomar en
consideración, es el tiempo que requiere investigar al solicitante de crédito.
No debe mantenerse en perspectiva a un cliente por un tiempo muy prolongado, en
espera de que se termine una compleja investigación
de sus antecedentes por lo que la cantidad de información de que se disponga
debe ser adecuada al tiempo que se dedique a investigar al cliente y al gasto
en que se debe incurrir en la obtención de información. Consecuentemente, los
aspectos costo de la investigación
y tiempo de duración de la misma van a ser los factores que el analista de
créditos deberá considerar y podrá utilizar los siguientes medios
de información.
- Estados
Financieros.
- Informe
de Agencia.
- Informes
Bancarios.
- Intercambio
de Información.
- Otras
fuentes de información o experiencia de la propia empresa.
Estados Financieros: Constituyen una de las
principales fuentes de información para la evaluación
de solicitantes de créditos; tanto el balance general
como el estado
de pérdidas y ganancias aportan datos
financieros sumamente importantes sobre el solicitante. Así, el balance general
permite determinar la capacidad de pagos del cliente haciendo un análisis de su
posición financiera a corto plazo. El estado de pérdidas y ganancias mostrará
el potencial de la empresa solicitante para generar ingresos
capaces de respaldar sus deudas.
Estos estados
financieros deben ser suministrados por los mismos clientes y será
más confiable la información que contengan si han sido auditados por firmas
reconocidas de contadores públicos. De las conclusiones que se obtengan del
análisis de los estados financieros de los futuros clientes, dependerá la
aceptación o el rechazo de su solicitud.
Informe de Agencia: Puede obtenerse también
información sobre los futuros clientes utilizando los servicios de una agencia
especializada en investigaciones
de solicitantes de crédito. Este tipo de agencia realiza el estudio
correspondiente y transmiten la información a la empresa acreedora sobre el
análisis de crédito:
ü Aproximadamente
el patrimonio
neto del solicitante de crédito.
ü Una
apreciación del límite de crédito que puede concederse.
ü Si
la información disponible es insuficiente para evaluar un determinado negocio.
ü Una
breve historia
de las empresas solicitantes de crédito y de sus principales socios y
directivos.
La calidad de la información que obtienen
estas agencias investigadoras va a estar afectada por:
- La cantidad de información que puede obtener la agencia investigadora del solicitante. Tal información debe ser representativa de su valor crediticio.
- El grado de colaboración que el solicitante de crédito preste a la agencia, suministrando información que permita formarse una opinión respecto a las posibilidades de otorgamiento de crédito.
- Los resultados de una encuesta entre proveedores (otros acreedores) sobre su experiencia con el solicitante de crédito en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones.
Estos
dos últimos aspectos son de gran significación y constituyen la base principal
para que la agencia encargada pueda obtener los datos necesarios para evaluar
al solicitante investigado.
Informes
Bancarios: A través de los Departamentos de Crédito de los Bancos
también puede obtenerse información sobre el solicitante de crédito. Los
oficiales de crédito de estos departamentos practican verifican los
antecedentes de los solicitantes de créditos para sus clientes para producir un
informe
que permita tomar una decisión de otorgar o no el crédito.
A
través de las referencias bancarias es posible determinar:
- Saldos promedios en cuentas corrientes y de ahorros.
- Inversiones a corto y largo plazo en papeles comerciales bancarios.
- Créditos a corto y/o largo plazo otorgados al solicitante y cumplimiento con los pagos.
Imagen
del solicitante ante el banco
(o los bancos) con el cual tenga relaciones. Los bancos de datos de las redes de información de
las instituciones
bancarias pueden suministrar información sobre este particular.
Es
habitual que los acreedores exijan a sus futuros deudores referencias bancarias
y de la calidad de estas referencias puede depender la aceptación o rechazo de
la solicitud de crédito.
Intercambio
de información: Esta otra forma de investigar a los solicitantes de crédito
consiste en el intercambio de información entre empresas que efectúan ventas a
un mismo cliente. Este medio de obtener información permite determinar:
a)
Tiempo durante el cual el solicitante ha
sido cliente de la empresa que suministra la información.
b)
Créditos máximos que le han sido otorgados
al solicitante.
c)
Crédito actual del solicitante.
La
información que se obtenga de las empresas acreedoras del cliente solicitante
proporcionan una referencia bastante amplia al analista de crédito. Tal
información contribuirá a formar las bases en que se apoyará la gerencia de
crédito para la toma de una decisión respecto a la concesión de créditos.
Ø
Cumplimiento en los pagos.
Ø
tras fuentes de información y experiencia
de la empresa
Además
de las fuentes anteriormente señaladas, para investigar a un solicitante de
crédito pueden utilizarse también los servicios de los vendedores. Estos pueden
informar sobre la localización y condiciones del negocio del cliente, sobre las
condiciones de competencia
locales, forma de organización
del negocio, si es como persona
natural, sociedad de personas, o como persona jurídica (sociedad anónima,
sociedad de responsabilidad
limitada, o cualquier otra variante de persona jurídica). Observando las marcas
de las mercancías almacenadas en las estanterías de los futuros clientes que
comercian al detal los vendedores pueden obtener los nombres de otros
proveedores de los mismos. Se puede entonces investigar con los proveedores de
las marcas observadas por los vendedores el tipo de experiencia de crédito
mostrada por el solicitante sobre el cual se efectúa la averiguación.
No
obstante, no se puede otorgar plena confianza a los informes
que elaboren los vendedores sobre el valor crediticio de los solicitantes de
crédito. Debe considerarse que la realización de la venta es el máximo objetivo
de los vendedores que generalmente no son responsables de los cobros y están
motivados por el estímulo que producen las comisiones que devengan por colocar
dichas ventas.
También
podría obtenerse información de las asociaciones de comercio,
oficinas comerciales, bufetes de abogados y manuales
de inversión y firmas especializadas en suministrar información sobre el valor
crediticio de los clientes.
La
utilización de estas fuentes de información se hace más necesaria en la medida
que desee formar un juicio sobre el crédito que se puede conceder, entre los
aspectos más importantes se consideran:
- Beneficio esperado de la venta a crédito que se espera realizar, por lo cual se debe tener sumo cuidado en relacionar los costos incurridos en la investigación con el beneficio que se espera obtener de la venta a crédito.
- El grado de certidumbre que se tendrá sobre el cumplimiento de pago por parte del cliente.
- El sistema de control existente para las cuentas por cobrar y las recuperaciones de las mismas, tomando en consideración períodos de cobro, costo de las cobranzas y pérdidas en cuentas de cobros dudosos.
En
lo que se refiere a negocios de ventas al detal, no se maneja ya el crédito
comercial, o sea el crédito entre empresas, sino el crédito al consumidor. La
labor de crédito en negocios de ventas al detal consiste más que todo en
préstamos directos a los consumidores, extendidos por instituciones
financieras, como bancos comerciales y organizaciones
financieras para préstamos personales, así como también créditos concedidos a
individuos para adquirir artículos de consumo.
En
este tipo de negocios, como las ventas a crédito son predominantemente de
montos relativamente bajos, los costos de investigar a los solicitantes de
crédito deben ser limitados puesto que debe tomarse en cuenta el beneficio que
se obtendrá de la venta. Igualmente que en el caso del crédito comercial, tanto
el costo de la investigación del solicitante, así como el tiempo que se tome
realizar la investigación son aspectos que deben manejarse con sumo cuidado,
puesto que como se dijo anteriormente el costo de la investigación debe ser
racional con respecto a la utilidad que se espera de la venta y el tiempo que
demore la investigación del cliente debe ser lo más corto posible para que éste
pueda obtener una respuesta concreta y rápida respecto a la aceptación o
rechazo de sus solicitud. La demora en la respuesta a un cliente puede
ocasionar la pérdida de éste las con obvias consecuencias en el volumen de
ventas.
Para
las investigaciones de crédito al consumidor se puede recopilar información de
la siguiente manera:
Ø
Obteniendo la información del mismo
cliente solicitándole referencias bancarias, personales, de trabajo, de
ingresos personales totales y/o familiares, y comerciales.
Ø
Investigación en el banco donde el cliente
tiene su cuenta, para obtener una idea general de sus saldos promedios o si sus
relaciones con la institución bancaria son satisfactorias.
Ø
Comprobando las costumbres de pago del
cliente.
Ø
Mediante entrevistas
personales con el cliente.
La
forma de la solicitud de créditos puede requerir que el cliente proporcione
información referente a su lugar de trabajo, número de años que ha estado
empleado, cargo que ocupa y sueldo, cargas familiares, su residencia, si vive
en casa propia, alquilada, hipotecada, o con familiares, si posee ingresos
adicionales, otras obligaciones que tenga el cliente con diversos acreedores y
monto de estas obligaciones. En lo que se refiere a la información concerniente
al empleo,
esta puede ser comprobada exigiéndole al solicitante la constancia de trabajo,
debidamente autenticada por una autoridad
competente de la empresa en que presta servicios, o más rápidamente, por teléfono
puede verificarse la residencia y el empleo con una simple llamada. También
puede obtenerse la información mediante entrevista
directa con el solicitante, el investigador del crédito puede formarse un
juicio al notar la manera de vestir del cliente, expresiones y reacciones ante
la información que se le requiere. Las firmas de contadores públicos también
pueden dar fe de los ingresos totales de los solicitantes y omitir opiniones
sobre su situación financiera.
Las
ventas a crédito al detal no requieren una investigación tan exigente como el
crédito comercial; sin embargo, de ninguna manera son menos riesgosas; además,
exigen mucha atención
sobre todo en el establecimiento de un buen control de cobranzas.
POLITICAS DE COBRO
Las políticas
de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus
cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro
de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación
de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas
de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su
aprobación. Si se supone que el nivel de
cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es
relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para
reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El
aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir
la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la
gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa
apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden
molestarse y llevar sus negocios
a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe
tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los
pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo
razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. Modalidades de
procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de
procedimientos de cobro.
A medida que
una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más
estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que
normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas: Después de
cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una
cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos,
recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de
un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda
carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de
cobros de cuentas vencidas.
Llamadas telefónicas: Si las cartas
son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y
exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede
hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilización de agencias de cobros: Una empresa
puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado
para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de
gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje
mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el
paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la
agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que
puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la
posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo
final de los traslados.
Existe un punto
más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento
suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. Así terminamos
este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se
explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y
para los responsables del área financiera y contable.
ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR
Es una de las
áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Son los activos
mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las
cuentas en el momento de su vencimiento.
Estos activos
líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrirlos desembolso
sin esperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia".
Dado que los
otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente
en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador
al que pueden reducir esto dos los activos líquidos.
La administración
eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía.
Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para
pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo
evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques. El efectivo se define
como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la
mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos,
los dividendos, etc. Las Cuentas por cobrar de una empresa representan la
extensión de un crédito a sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de
mantener a sus clientes habituales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas
manufactureras consideran necesario ofrecer crédito.
Hoy en día
las empresas prefieren vender al contado en lugar de vender a crédito, pero las
presiones de la competencia obligan a la mayoría de las empresas a ofrecer
crédito. De tal forma, los bienes son embarcados, los inventarios se reducen y
se crea una "cuenta por cobrar". Finalmente, el cliente pagará la
cuenta y en dicho momento la empresa recibirá efectivo y el saldo de sus
cuentas por cobrar disminuirá. El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene
costos tanto directos como indirectos, pero también tiene un beneficio
importante, la concesión del crédito incrementará las ventas. La administración
de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder
crédito.
Madeley Rosario
15.207.223
Sección F
Recursos Materiales y Financiero I
Profesor: Héctor Hernández
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